Salah satu penggunaan MS Word dalam dunia bisnis
antara lain untuk penulisan surat menyurat. Jika surat yang dikirim hanya
sedikit tentusaja sangat mudah. Namun biasanya pada sebuah perkantoran, jumlah
pengiriman surat sangat banyak dengan data yang beragam, antara lain data
Pelanggan, alamat, dsb.
Hal ini dapat disiasati dengan penggunaan Mail
Merge
- Buatlah database sebagai referensi dalam bentuk
excel.
Data Excel - Tulis surat sebagai template dan kosongkan data yang akan diisi dari table excel, misalnya data nama, alamat. contoh sebagai berikut:
 |
| Contoh Surat |
- Melalui menu Mailings , buka menu pengaturan pilih use existings List..
- Pilih dan buka data yang sudah disiapkan dalam excel
- Memilih sheet
- Pada tahap ini, surat kita sudah terhubung degan data excel. Hal ini ditandai dengan menu yang sudah aktif.
- Masukkan item data sesuai dengan posisinya pada surat yang sudah di buat.
- Klik pada posisi item, dan pilih Field yang sesuai
- Setelah itu, Naskah akan terisi dengan data yang terhubung dengan excel. Untuk melihat dapat di klik pada menu Preview result
- Menggunakan metode ini, jika terjadi perubahan isi surat, kita bisa langsung mengeditnya dan otomatis akan terupdate pada semua halaman surat, tidak perlu melakukan edit satu per satu.
- Selanjutnya kita dapat mencetak sesui dengan jumlah data yang ada.
No comments:
Write komentar