Layanan Yang ada pada Office 365

Seperti janji saya sebelumnya mengenai office 365, saya akan melanjutkan untuk bercerita tentang produk microsoft untuk layanan cloud computing yaitu office 365. Sebenarnya office 365 bisa dibilang merupakan layanan. Ya benar.. layanan dari cloud computing. Ketika anda membeli licensi office 365, jangan heran jika kita tidak mendapatkan produk misalnya berupa software yang bisa kita install di komputer kita masing-masing. Sebagai sebuah layanan, office 365 memerlukan biaya untuk langganan bisa dalam periode bulanan atau tahunan dan akan mendapatkan hak akses untuk memanfaatkan service yang ditawarkan. Hak akses dalam bentuk user id atau account, dengan previlege yang disesuaikan dengan jenis service yang dibeli, misalnya Home edition, Small Business atau Enterprise Edition. Tapi secara garis besar, layanan hampir sama, berbeda dalam hal kapasitas penyimpanan online, atau jumlah user yang diperoleh.

Service yang tersedia pada office 365

Sebagai sebuah layanan cloud computing, semua tersedia secara online. Selamat datang di era baru teknologi informasi, paradigma pemanfaatan sistem informasi mulai berubah. Jika pada masa lalu kita bisa bertukar dokumen melalui flash disk atau berkirim email, menggunakan software harus install di komputer kita, dan akses ke sebuah data harus terhubung secara fisik, namun semua itu sekarang sudah mulai berubah. Kita bisa memanfaatkan office 365 untuk keperluan produktifitas yang lebih fleksibel, mobil dan bersifat kolaboratif, semua orang bisa berperan. 

Layanan yang tersedia adalah :

1. Online exchange. Mungkin layanan ini sudah biasa tersedia dan tidak terlalu baru, yaitu sebagai sebuah pertukaran pesan, email, pengaturan calendar, contact, pembuatan undangan untuk meeting secara online dan pemberian tugas. Layanan ini bisa disimpan secara offline menggunakan Outlook di destop kita atau tersimpan online melalui outlook web application. 
2. Share Point. Seperti halnya pada paket penjualan produk office sebelumnya, kit abisa membuat ruang untuk berbagi dengan relasi dan tim melalui share point. Kelebihanya dengan menggunakan Office 365 kita bisa membuat ruang berbagi dalam bentuk web yang bisa diakses oleh anggota tim layaknya sebuah intranet virtual atau sebagai tempat publikasi untuk bisa diakses oleh umum. Sharepoint cocok untuk dipakai mempromosikan organisasi dan produk kita melalui web seperti blog atai wiki.
3. Lync, merupakan sarana komunikasi yang terintegrasi. Menggunakan layanan ini, baik secara aplikasi desktop maupun webb access, kita bisa melakukan pertemuan meeting secara online, dimanapun kita berada, bahkan secara mobile. Instant Messaging, Voice chat, Video Conference, Application sharing, Presentasi secara online, semua bisa dilakukan secara bersama-sama secara conference. 
4. Sky Drive. Merupakan tempat penyimpanan online yang bisa diatur hak aksesnya kepad siapa saja kita mau share document kita. Document di desktop dapat kita synchronized dengan yang di online. Bahkan tidak hanya menyimpan, Dengan menggunakan share point ini kita bisa menyimpan data kita secara online dengan hak akses yang dapat diatur untuk private atu public. 
5. Office Pro. Dengan memiliki office 365, kita juga bisa memanfaatkan aplikasi office secara online. Semua dokumen yang tersimpan online di Sky Drive, dapat kita modifikasi secara kolaborasi bersama-sama oleh banyak user dalam satu tim menggunakan webb application.

Apa itu Office 365?

Baru dengar yang namanya Office 365? apaan tuh... kok kayak jumlah hari dalam setahun aja. Hehe sebenernya udah lama denger juga sih. Tapi baru aja akhir-akhir ini mau mulai mempelajari lebih dalam karena baru saja punya account yang di dapat dari kerjaan. Dan baru kulitnya aja taunya.. so sabar aja ya. .nanti juga pasti disini kok kalo udah ahli :). Kalo dulu sih mikirnya Office 365 seperti productnya Google, itu loh kolaborasi pemakaian file secara bersama dalam aplikasi Google doc ( namanya sebelum jadi Google Drive ). Kalau di Google sendiri sudah sedikit banyak makai, secara aplikasi gratis gitu lo.. Nah di Office 365 ini karena bawaannya microsoft tentu saja banyak sekali kompatibelnya dengan Windows dan aplikasi Office sebelumnya ( Office 2010 ke bawah).

Jadi untuk bisa memakai fasilitas aplikasi cloud computing ini, tentu kita harus sudah punya account microsoft. Bisa memakai email apa saja kok. Dan untuk saat ini masih ada promo gratis satu bulan pertama. bisa di cek di websitenya. Namun sayang, meskipun gratis, si empunya software masih berharap kita sebagai user, setelah sebulan nanti harus berlangganan. Lumayan mahal juga ya.. 72 ribuan per bulan atau 729 ribuan per tahun, untuk pemakaian sampai dengan 5 PC. Namun sepertinya sepadan lah dengan apa yang didapat, Karena dengan punya user itu, otomatis sudah bisa memakai install aplikasi Office Di desktop, bisa juga memakai aplikasi secara online melalui portal webnya. Satu lagi yang penting adanya penyimpanan online melalui fasilitas Sky Drive.

Selain itu apa saja dong yang di dapat dari registrasi di Office 365?

Sabar ya, nanti kalau sudah familiar kita share disini user experiencenya. Sekarang preview dulu, soalnya masih belum install juga untuk semua fitur aplikasi yang ada. Yang pasti dengan user office 365, bisa memanfaatkan:

• instalasi desktop dari beragam aplikasi komunikasi, email dan document editor atau office seperti word, spreadsheet, power point untuk presentasi.
• menyimpan file secara online, fasilitas skydrive 20GB
• akses dari mana saja, sejauh masih bisa koneksi internet, user bisa mengakses dokumen yang disimpan secara online dan mengeditnya. 
• mendapatkan update software secara gratis, termasuk didalamnya gratis template untuk memulai dokumen baru.

Nah kalo itu sih standar kan. Dari tetangga sebelah di Google Drive, juga sudah ada. Namun ada kelebihan lain yang ditawarkan yaitu adanya aplikasi Lync, bisa dimanfaatkan untuk kolaborasi, meeting online, komunikasi audio visual dan sharing screen pemakaian program. Tidak cukup segitu,  kita juga bisa mengelola semua itu dalam sebuah portal yang bisa di share dengan relasi kita. Oke cukup segitu dulu previewnya. Untuk detilnya nanti menyusul ya. c u

Mengenal Cloud Computing

saat ini dimana-mana kita dengar istilah "cloud computing". Hampir di setiap kesempatan diskusi IT, seringkali disebutkan dalam majalah IT, website dan blog yang membahas IT. Karena perkembangan IT yang selalu up to date dengan perkembangan jaman, bahkan selalu mengikuti gaya hidup dan fashion pengguna, maka tidak heran jika sebuah layanan IT selalu berubah bentuk setiap saat. Begitu juga dengan cloud computing, sakin cepatnya berkembang, saat ini sudah banyak sekali ragam dari layanan cloud computing. Jika kita menanyakan istilah tersebut kepada beberapa orang, maka pasti akan timbul definisi yang beragam, ya memang karena cloud computing itu sendiri sudah sangat menawarkan banyak pilihan layanan.

Bagaimana cara kerjanya?

Cloud computing tidak sesederhana sebagai jaringan komputer yang terhubung ke internet. Lebih jauh dari itu, cloud computing merupakan konstruksi dimana pengguna melalui perangkat klien dapat mengakses sumber daya berupa aplikasi, database, atau penyimpanan data, di sebuah data center yang berada jauh di luar sana, melalui koneksi internet. Berbeda dengan kondisi pada masa yang lalu dimana aplikasi dan data tersimpan berada di koputer kita ata berada di LAN. Bahkan untuk aplikasi seperti document editor pun saat ini bisa saja kita tidak perlu instal sendiri di komputer klien kita, kita bisa mengakses aplikasi di server di luar jaringan kita.

Dengan cara seperti ini, tentu saja sebuah perusahaan akan sangat menghemat biaya infra struktur. Jika di masa lalu, perusahaan perlu membayar investasi untuk pembelian perangkat server, sekarang cukup membayar biaya sewa untuk hosting aplikasi di sebuah penyedia jasa layanan. Semua aktifitas perawatan, upgrade, dan pembelian investasi perangkat dilakukan oleh penyedia jasa. Personel IT dapat berkonsentrasi pada strategi pengembangan proses bisnis IT di organisasi.

Komponen Cloud Computing

Secara sederhana, komponen dalam sebuah sistem cloud computing dapat dibagi menjadi beberapa elemen :

• client : merupakan klien pada umumnya yang digunakan oleh penggunan akhir. Sama seperti pada jaringan biasa, yang digunakan oleh pengguna untuk berinteraksi dengan sistem. 
• data center : merupakan tempat dimana server berada yang merupakan hosting dari layanan yang diakses, dan disediakan oleh penyedia layanan (provider). Saat ini ada trend virtualisasi. artinya bisa saja kita mengakses ke dalam berbagai jenis layanan, namun secara fisik sebenarnya hanya satu server saja semua layanan itu terlayani.
• distributed server : untuk sistem aplikasi yang memiliki daya jangkauan yang besar dari segi user dan kompleksitas aplikasi, bisa saja satu aplikasi tersebar ke dalam beberapa server, yang mana server-server tersebut terpisah secara geografis. Namun mereka bekerja secara bersama-sama untuk melayani suatu masalah yang sama. 

Nggak Punya Document Editor? Pakai aja Google Drive

Hari gini, jamannya cloud computing. Semua aplikasi yang umum sepertinya sudah ada di internet. tinggal bikin registrasi user, jadi deh komputer kita lengkap dengan aplikasi yang bisa di pakai secara online. Mau Mengetik laporan, buat presentasi, mengolah data melalui spreadsheet, buat gambar, semua bisa di lalukan menggunakan aplikasi berbasis web. Tentu saja komputer kita sudah terhubung dengan internet.

Salah satu yang populer adalah google drive. Dahulu kala namanya Google Docs. namun sudah setahun terakhir berganti nama menjadi google drive. Sesuai namanya, kita seolah-olah mempunyai ekstensi hardisk yang tersimpan di dunia maya sana, di servernya mbah google. Di sana kita bisa menyimpan file-file kita dan sekaligus dapat mengedit sesuai kebutuhan secara online. Jadi meskipun kita tidak menginstal document editor di desktop kita, kita bisa membuat dan mengeditnya secara online. Baik itu document, spreadsheet ataupun file presentasi.

Begini nih contoh tampilah folder, file dan tampilan aplikasi spreadsheet.

tampilan file dan folder

tampilan spread sheet, terdapat menu-menu editor

Cara Pakai

Bagaimana memanfaatkan fasilitas ini? jika kita sudah memiliki account email google, secara otomatis kita sudah bisa memakainya. kemudian apa saja yang bisa dilakukan disini?

• membuat dokumen baru atau mengupload dokumen yang ada. 
• kolaborasi, dan sharing, file yang kita buat, meskipun bisa kita jaga kerahasiaannya, hanya kita owner sendiri yang bisa mengakses, namun bis ajuga di buat orang lain yang kita share bisa membuka, mengedit dan mendownload file secara bersamaan. 
• khusus untuk spreadsheet, jika kita menginginkan orang lain secara bebas memasukkan data untuk kita kumpulkan dalam sebuah sheet, kit abisa membuat form input dan mempublishnya dalam sebuah alamat url tertentu. fasilitas ini  bisa diembedd ke dalam sebuah halaman web. menu ini bisa diakses melalui Tool >> Create Form pada spreadsheet editor.
• sinkronisasi file dengan smartphone android, komputer dari mana saja, dengan menginstall google drive pada device kita. 

jadi ketika semua sudah terkoneksi ke internet, semua fasilits bisa kita berdayakan dengan optimal, dengan investasi seminimal mungkin. Untuk saat ini google masih menggratiskan aplikasi ini, jadi manfaatkan sebaik-baiknya. Kalau masih ada yang gratis, kenapa harus beli? Namun sayangnya, untuk kompatibilitas dengan aplikasi Office dari tetangga sebelah punya microsoft, rasanya masih ada perbedaan, misalnya untuk spreadsheet, banyak fungsi yang belum kompatibel seperti formula yang masih berbeda, fungsi pivot dan sebagainya.
Saat Ini banyak terdapat layanan lain yang hampir serupa, misalnya office365